martes, 15 de mayo de 2012

LA CONTABILIDAD SOCIAL - ORIGEN Y PARADIGMAS




RESUMEN
El presente artículo tiene por objetivo hacer conocer al Contador Público los orígenes evolutivos de la Contabilidad Social, presentando para ello las teorías que la sustentan, como la: Neoclásica o Marginalista, las Institucionales y las teorías Críticas, de las cuales se desprende un factor cualitativo de importancia denominada la "responsabilidad social de la empresa" aspecto que debe ser tomada en cuenta por la empresa moderna para hacer frente a los problemas sociales que se originan por su actuación en un sector económico determinado; es decir, las empresas modernas deben considerar en la información contable que expongan los efectos sociales y medioambientales de su actividad económica, conllevando con ello que el Contador Público conozca, entienda y dé la debida importancia a la Contabilidad Social. Por último   al presentar un análisis de los paradigmas de la Contabilidad Social esperamos motivar a los investigadores para abordar soluciones razonables sobre esta rama de las Ciencias Contables.
INTRODUCCIÓN
La Contabilidad como ciencia de la información empresarial a lo largo de su historia ha buscado siempre satisfacer los requerimientos de sus usuarios internos y externos, procesando los recursos básicos corno: la materia prima, máquinas, el capital o dinero y los recursos humanos, sin tomar en cuenta que la empresa es una unidad económica de un subsistema social que está obligada además de ello en administrar con responsabilidad social dichos recursos que conllevan al cumplimiento de las aspiraciones y demandas de la colectividad. Por lo que en la actualidad es imperioso preguntarnos como contadores públicos: ¿qué responsabilidad tienen las empresas respecto a los impactos sociales derivadas de sus actividades? ¿Realizan actuaciones que mitiguen o eviten estos efectos negativos?

Es decir, debemos tomar en cuenta a la responsabilidad social como un elemento que debe ser compartido por todos los estamentos de la empresa en la medida que a cada uno les corresponda, entre los cuales es importante señalar la labor que le compete a los profesionales de la contabilidad como uno de los principales elaboradores y gestores de los sistemas de información empresarial, que estamos obligados a cubrir estos nuevos objetivos y funciones derivados de la ampliación de la sensibilización social con el fin de dar a conocer cómo está actuando la empresa o ente económico en relación con el entorno socioeconómico y natural.

Bajo esta sensibilidad social vigente la ciencia contable debe sufrir transformaciones como consecuencia de las nuevas exigencias informativas que le llegan tanto del exterior como internamente debido a la ampliación de las responsabilidades sociales que tienen las empresas o entidades en la actualidad. De esta manera el objetivo de rendición de cuentas a los propietarios e inversionistas se ha ampliado por las exigencias de transparencia y control de todo lo que afecta al bienestar social.

Estas exigencias modernas asociadas a la sensibilización creciente por el nivel y calidad de vida nos exige que adicionemos a nuestra información tradicional la presentación de un mayor volumen de datos de tipo social, ético, medioambiental o ecológico, que viene a denominarse Contabilidad Social.
INTRODUCCIÓN:
El origen evolutivo de la contabilidad social se sustenta en las siguientes teorías:
  1. La teoría neoclásica o marginalista, hay dos corrientes en el estudio de la contabilidad medioambiental cuyo origen teórico puede encuadrarse en la economía neoclásica:
·        Teoría del beneficio verdadero, esta teoría sostiene que la empresa en la determinación de sus resultados ignora los efectos sociales y medioambientales por lo que, la información dada a través de la contabilidad social podría medir su contribución neta a la sociedad. Para determinar esta contribución se debe considerar los efectos externos sociales y medio ambientales que es originada en el proceso productivo, considerando necesario la valoración de esos efectos externos generados en la economía medioambiental. Este proceso de valorización medioambiental tiene muchas limitaciones ya que es inaceptable moralmente monetizar ciertos aspectos de la vida humana o la extinción de alguna especie, ya que existe una dificultad en elegir una tasa de descuento social, por ejemplo, para la valorización del efecto de los costos nucleares futuros; estas dificultades operativas e inconsistencias a los modelos de valorización han conducido a esta teoría a una solución práctica "calcular el costo para evitar los efectos externos sociales y medioambientales".
·        La teoría de utilidad, esta teoría sostiene que las empresas deben informar a la sociedad aquellas actividades que realizan y las afecta con la finalidad que exista evidencia para que los usuarios individuales la consideren en la toma de decisiones, además de generar evidencia para que el mercado de capitales utilice esta información en la determinación de los valores adecuados que circulan en ella, es decir, la información medioambiental debería implicar un cambio en la valorización de activos, de las empresas.
  1. Teorías Institucionales, genera dentro de ella las siguientes teorías:
·        Teoría del partícipe. Esta teoría es una extensión democrática ya que menciona que la democracia no ha de ser vasalla sólo de los propietarios del capital, promoviendo la responsabilidad social y medioambiental que tienen las empresas con la sociedad. Bajo esta teoría la contabilidad debe servir para que las empresas rindan cuentas de los mecanismos coercitivos determinados por el Estado bajo contrato social con la finalidad de informar de estos asuntos a los individuos, organizaciones y a la sociedad en su conjunto de los que depende la empresa.
·        Teoría de la legitimación. La legitimidad institucional se da a través de mecanismos coercitivos y/o miméticos, ya que la mayor parte de las empresas no informan sobre los aspectos medioambientales, sin embargo, sostiene que la cantidad y calidad de la información social sea modificada como resultado de la existencia de una brecha de legitimidad.
·        Teoría constructivista. La Contabilidad es un influyente mecanismo de gestión económica y social por lo que se le considera como un elemento importante para la construcción social de la realidad. Esta teoría sostiene que podría elaborarse una contabilidad no excluyente bajo mecanismos de institucionalización, ya que la contabilidad tradicional no considera al medio ambiente como parte de la información a divulgarse.
  1. Teoría Crítica. Esta teoría sostiene que la producción social es una confluencia de esfuerzos que hace la sociedad para llegar al fruto social; sin embargo, observa que sólo se recompensa al individuo que participa en esta producción a través de un salario dejando de lado a los otros factores que participan en esta producción social. Esta teoría analiza las clases y comportamientos del mercado, la determinación del valor de los bienes y servicios, y al Estado que como cualquier organización participa bajo sus propios intereses. Es decir, a través de estos informes contables se tiene una visión más emancipada de la motivación humana al reconocer en ella la existencia del poder y de los conflictos en la sociedad que afectan la distribución de la riqueza, y renta, destacando la importancia de los entornos históricos e institucionales de la sociedad.
II. EL RECONOCIMIENTO DE "LA RESPONSABILIDAD SOCIAL DE LA EMPRESA"
Existen distintas definiciones y posiciones acerca de lo que se entiende por responsabilidad social de la empresa, en consonancia con el papel otorgado a la empresa en la sociedad, ya que la empresa moderna no puede limitarse a la responsabilidad única de ofrecer bienes y servicios, sino que debe incrementar sus objetivos empresariales incorporando los que hacen referencia al entorno natural y social con el que potencialmente puede relacionarse cada una de ellas. Para desarrollar esta responsabilidad debe tenerse en cuenta las necesidades e intereses de los grupos sociales que puedan verse afectados por la actuación de la empresa o entidad.

Esto conlleva a manifestar que el concepto de responsabilidad social no ha sido el mismo en las distintas épocas, ya que hasta la primera mitad del siglo XX no existía como tal, posteriormente las empresas comienzan a aceptar la existencia de la responsabilidad participando en el bienestar de la sociedad a través de actividades sociales. Recién en la segunda mitad del siglo XX la sociedad toma conciencia de la capacidad del sector privado para influir y solucionar los problemas sociales, reconociéndose asimismo los daños y riesgos que el mismo ocasionaba en su entorno. Esto último originó una presión para que el gobierno interviniese imponiendo normas con el fin de la protección del interés público y los recursos naturales. En esta evolución de la responsabilidad social muchas empresas, instituciones y gobierno intentan encontrar un método de hacer frente al cambio social que se caracteriza por una mezcla de obligaciones que emanan de las normas del gobierno y la propia sensibilidad de las empresas.

Como vemos las entidades empresariales modernas tienen que ensanchar sus funciones y objetivos de negocios como consecuencia de la asunción de nuevas responsabilidades sociales, pasando de la maximización del beneficio a la incorporación de aspectos sociales y naturales en el ámbito de sus propias decisiones. Esta responsabilidad social va a ir cambiando tal como evolucionen las expectativas de actuación que se generen en el entorno empresarial de los negocios.

En el siguiente cuadro resumen, observemos objetivamente las diferentes modalidades de interpretación que se ha dado a la responsabilidad y su relación con los tipos de responsabilidad social que asume la empresa:

En conclusión, empresa, gobierno y sociedad han ido interrelacionando de tal forma que han cambiado sus papeles originales hacia actuaciones en las que las decisiones de los distintos partícipes no son independientes sino que suelen estar influenciadas, o incluso impuestas, por otros grupos sociales.
Las nuevas responsabilidades sociales que aparecen para las empresas suponen el incremento de demandas informativas, tanto desde el exterior como para la gestión de la entidad. Como consecuencia las compañías han venido elaborando una serie de informaciones para cubrir esas demandas. La agrupación de todos estos datos se le ha denominado de diversas maneras como son: información social de la empresa, información o contabilidad sobre la responsabilidad social, información de base social, contabilidad social, cte. Con el objetivo de homogeneizar la nomenclatura la denominaremos Contabilidad Social o de base social, en la que se incluyen las informaciones que genera la entidad para reflejar diversos aspectos sociales sobre los que puede impactar su actividad como son cuestiones relativas a los empleados, la comunidad social, el medio ambiente y otras cuestiones éticas.

En América Latina en las décadas de los sesenta y ochenta había una mínima trascendencia de la responsabilidad social de las empresas hacia la sociedad porque sólo se dedicaban a realizar su papel principal y culturalmente atribuían el aspecto social al Estado; posteriormente, por los años noventa después de la etapa de privatización y desregulación de la economía nos incorporamos tardíamente al modelo anglosajón que hablaba de la responsabilidad social de las empresas asociada a los problemas medioambientales.
  1. Conceptos. Existen diversas definiciones y conceptualizaciones para enfocar lo que se entiende por Contabilidad Social. Estas definiciones se diferencian por los temas o áreas objeto de tratamiento y por el ámbito económico en la que va a ser utilizado, como ejemplo de las diferentes definiciones que existen podemos mencionar algunas que consideramos son las más importantes:
·        American Accounting Association no establece una definición propia de contabilidad social, la define utilizando el concepto genérico de la contabilidad manifestando que "La contabilidad es la técnica y/o ciencia de medición e interpretación de las actividades y fenómenos que son de naturaleza económica y social esencialmente".
·        Otros como Seldler y Seidler manifiestan que la contabilidad social es la "Modificación y aplicación de las prácticas, técnicas y disciplina de la contabilidad convencional, al análisis y solución de los problemas de naturaleza social".
·        Para Ramanathan es el "Proceso de selección de variables del comportamiento social de la empresa, las medidas y los procedimientos de medición, el desarrollo de información útil para la evaluación del comportamiento social y la comunicación de esa información a los grupos sociales interesados".
·        Gray, Owen y Maunders consideran que la contabilidad social puede tener dos sentidos:
la primera a través de la "Presentación de la información financiera acerca de los costos y beneficios relativos al impacto del comportamiento social de la empresa" y la segunda a través de una "Presentación periódica de un informe social de la entidad".
·        Por último consideramos la definición de Mathews y Perera que supone "la ampliación de los objetivos de la contabilidad tradicional hacia nuevas áreas de información como la información sobre empleados, productos, servicios al vecindario y la prevención o reducción de la contaminación".
De todas estas definiciones descritas podemos esbozar una que reúne nuestro pensamiento manifestando que la Contabilidad Social es el: "Proceso de comunicar los efectos sociales y medio ambientales de la actividad económica de las organizaciones a determinados grupos de interés en la sociedad y a la sociedad en su conjunto. Como tal, implica extender la responsabilidad de las organizaciones (particularmente las empresas) más allá del papel tradicional de proporcionar estados financieros a los propietarios del capital o inversionistas (particularmente a los accionistas). Tal extensión se basa en que las empresas tienen responsabilidades más amplias que hacer dinero para sus accionistas".

Objetivos. De las diferentes conceptualizaciones que hemos analizado sobre la Contabilidad Social podemos distinguir diferentes objetivos, siendo las más importantes las siguientes:
  • Identificar y medir la contribución social neta de la empresa en la información que reporte anualmente en sus estados financieros o en informes separados que expongan de manera transparente el comportamiento social de la empresa en el denominado "balance social".
  • Suministrar información para la toma de decisiones sobre políticas y prácticas sociales que adopte la empresa en el nivel estratégico de la organización.
  • Contribuir a determinar si las estrategias y prácticas sociales de la empresa son consistentes con las prioridades sociales.
  • Informar a la colectividad sobre la contribución social de la empresa ya sea en los campos de impacto medioambiental como en los de recursos humanos y éticos.
  1. Características. Las características de la Contabilidad Social dependerán de las principales divisiones que se hagan a la misma, con la finalidad de ayudar a su estudio y desarrollo en nuestro país, tomaremos en cuenta el análisis que realiza Mathews y Perera en su libro Accounting Theory and Development (Teoría contable y Desarrollo), en la cual presenta el siguiente cuadro: Todas estas áreas de estudio forman parte de la Contabilidad Social según Mathews y Perera, sin embargo, también afirma que cada una de éstas ha tenido distinto grado de desarrollo por parte de la práctica y su regulación por parte del Estado siendo las aplicables al sector público las que han tenido mayor grado de normalización, mientras que las del sector privado han seguido una evolución más anárquica.

    Para nuestro caso de estudio la primera división expuesta es la que se acerca a los objetivos de la Contabilidad Social que hemos definido, ya que en ella se realiza el análisis del desglose de partidas individuales de los estados financieros con impacto social, conllevándonos a integrarnos con la responsabilidad social de las empresas hacia la sociedad.
IV. TEORÍAS DE LA CONTABILIDAD SOCIAL
Las teorías de la contabilidad social son las siguientes:
  1. Paradigma funcionalista o de mercado. Este paradigma incorpora todas las teorías basadas en la teoría económica neoclásica y la teoría clásica de gestión. Los argumentos en los que se apoya para explicar la presentación de información son aquellos relacionados con el mercado. Algunas de las ideas principales que sostienen son las siguientes:
·        El objetivo de la información de tipo social es ofrecer datos útiles a los accionistas y los mercados financieros pues dicha información puede influir en la valoración de las acciones. El usuario básico de la misma es, por lo tanto, el inversor.
·        Los defensores de estas posiciones consideran que no debe imponerse ningún requerimiento relativo a la responsabilidad social a las entidades, ya que es considerado como una aplicación incorrecta de los fondos de los accionistas.
·        La maximización de la satisfacción social se logra a través del libre mercado.
En resumen, éstos son los posicionamiento s tradicionales en los que el funcionamiento del mercado es el que explica todas las actuaciones relativas a la elaboración y presentación de diversos tipos de información de los cuales las de carácter social ocupan un puesto cada vez más relevante. Por tanto, este paradigma se apoya en justificaciones puramente económicas.
  1. Paradigma interpretativo o social. El paradigma interpretativo se basa en argumentos sociales que consideran la existencia de un mundo social con una pluralidad de agentes usuarios de la información social generada por las entidades económicas. La información de base social ya no va dirigida principalmente al inversor, sino que también interesa a los empleados, clientes, público en general, administraciones y organismos públicos, ONGs, cte. Existe una multiplicidad de usuarios.
La respuesta de los mercados de capitales ante la contabilidad social no tiene tanta relevancia para los nuevos grupos de usuarios, sino que es preciso abordar un debate moral relativo a la actuación de las empresas en la sociedad en la que operan.

Por lo tanto, estos argumentos se utilizan cuando la información de tipo social se presenta para establecer la naturaleza moral de la empresa con el fin de satisfacer el contrato social de la misma y para legitimar y justificar las actividades de estas entidades ante la sociedad en general.

En consecuencia, estos argumentos se traducen en diversos enfoques que son considerados de carácter moderado.

Los principales enfoques y características existentes son:

Estos enfoques se consideran de carácter moderado porque el estado actual no es rechazado por completo (argumentos radicales), ni aceptado su totalidad (argumentos de mercado).
  1. Paradigma Radical. Consiste en líneas de pensamiento con un planteamiento crítico sobre la situación existente. Está basado en los argumentos de los "teóricos críticos" que creen en un modelo de sociedad alternativo al actual, así como un papel distinto para la contabilidad. Una de las teorías dominantes es la Economía Política que rechaza las soluciones de mercado y considera que la estructura de la sociedad es la que determina todo lo que acontece en la misma. Según Mathews las características básicas que se desprenden de los estudios realizados con este enfoque son:
  • El mercado debe ser abolido o debe perder su supremacía como medio de asignación de recursos.
  • Las empresas están organizadas y operan para explotar las relaciones de poder.
  • Tal como está organizada la profesión contable está dedicada a mantener el status quo uniéndose a una de las partes del conflicto social (el capital), y excluyéndose de la otra parte (el trabajador).
  • La profesión contable mistifica los procesos para ejercer el poder basándose en los valores de la economía marginal.
  • Los contables ignoran el alcance para el que la disciplina ha sido y está siendo construida dentro de la sociedad.
  • La contabilidad como disciplina debe cambiar para rendir cuentas de las relaciones sociales de una forma más amplía a la actual.
  • Los contables, auditores, profesores de contabilidad y estudiantes deben darse cuenta de que tienen la oportunidad de tomar parte en el conflicto social a través de sus relaciones sociales.
  • La contabilidad social es deficiente tal como es presentada por la mayor parte de la literatura, ya que únicamente considera la presentación de informaciones adicionales y no considera la posibilidad de cambios en la propiedad de los recursos de capital. Además regula el mecanismo del mercado en lugar de eliminarlo de forma completa.
Por lo tanto, los autores radicales consideran que la contabilidad debe cambiar de una forma drástica sus planteamientos, incorporando nuevos puntos de vista en sus informaciones.
  1. La Contabilidad Medioambiental. Una de las ramificaciones de la Contabilidad Social de mayor relevancia es, sin duda, la Contabilidad Medioambiental ya que el creciente deterioro del medio ambiente, ocasionado por la actividad humana, está provocado fundamentalmente por las actividades empresariales de industrias correspondientes a sectores altamente contaminantes. Esto efectos contaminantes han generado una demanda por parte de la sociedad para que las empresas incorporen en su gestión el objetivo de preservación del entorno social y ambiental en el que operan. Ello hace preciso que las entidades integren la variable medio ambiente en su gestión a través del establecimiento de sistemas de gestión medioambiental y el establecimiento de políticas medioambientales.

    Derivado de estos sistemas y políticas medioambientales surge la necesidad de establecer también sistemas de información medioambiental, tanto para la colaboración con la gestión interna de la compañía como para satisfacer las demandas informativas de agentes sociales externos. Todas estas informaciones y técnicas conformarían la Contabilidad Medioambiental como una subdivisión de la contabilidad convencional pero aplicada a los aspectos relacionados con el entorno natural.
  2. La Contabilidad de los Recursos Humanos. La Contabilidad de los Recursos Humanos supone la incorporación en la información presentada por la contabilidad de uno de los componentes fundamentales de la organización: el Capital Humano el cual es estudiado y analizado dentro de la contabilización del capital intelectual.

    La American Aecounting Association la define como el proceso de identificación y medición de datos sobre los recursos humanos, así como la comunicación de esta información a las partes interesadas. El propósito de la misma es, por lo tanto, la valoración del capital humano de la empresa y la elaboración y presentación de información relativa al mismo. Esta rama de la contabilidad resurge en la actualidad debido a las nuevas exigencias planteadas por la responsabilidad social de la empresas y que, al igual que la contabilidad medioambiental se plantea incorporarla tanto por su utilidad en el ámbito interno o de gestión como en el externo.

    En el ámbito externo la presentación de información está basada en su utilidad para la toma de decisiones por parte de los posibles usuarios. La demanda interna está basada en el objetivo de adoptar decisiones relativas al personal por parte de la gerencia. La ubicación de este tipo de información es otro aspecto en el que no existe consenso; sin embargo, algunos autores proponen el balance mientras otros proponen ubicarla junto al resto de datos sociales. En nuestra posición sugerimos se exponga en un apartado específico en las notas de los estados financieros y la memoria para este fin, además de presentarla como información adicional y voluntaria.

    Se han propuesto distintas técnicas de valoración del capital humano como son las siguientes: El Valor del costo histórico, el Costo de oportunidad, el Costo de compensación, el Costo de reposición, Descuento de salarios futuros, el Valor económico, etc. Todas estas técnicas de valoración monetarias lógicamente deben basarse en el número de empleados de cada categoría existentes en la empresa. Sin embargo, es importante incorporar también a las técnicas de valoración no monetaria ya que a través de ellas se recogen informaciones relativas a determinadas cualidades del capital humano.
  3. La información de carácter ético. Esta información se ocupa de los valores éticos de la empresa, en la que se incorporan datos relativos a las actuaciones de la empresa relacionadas con la protección del consumidor y de la comunidad, o de prestación de ayudas o servicios a la sociedad sin ánimo de lucro.
    Los principales aspectos que se incluyen en este tipo de información son, entre otros:
  • Políticas y relaciones con los clientes
  • Actividades y donativos de carácter político
  • Políticas, acciones y medición de actividades dirigidas a ofrecer igualdad de oportunidades entre colectivos diferenciados tradicionalmente por sexo, raza, procedencia, edad, etc.
  • Actividades y Políticas relacionadas con el bienestar de la comunidad
  • Publicidad y esponsorización
  • Políticas y descripciones de comprobación de la seguridad de los productos y procesos productivos
  • Descripción de prácticas éticas y prácticas externas no éticas
  • Actividades y donativos de caridad
  • Concesión de premios y becas, etc.
La regulación respecto a la publicación de este tipo de información ha sido escasa aquí en el Perú; esperamos que a partir de este artículo se le dé la importancia debida.
  1. La Contabilidad Social se deriva de la creciente responsabilidad social que deben asumir los entes económicos surgiendo de esta manera la necesidad de elaborar y presentar información sobre las actividades relacionadas con esa responsabilidad; dentro de ella se deben incorporar distintos aspectos sociales, tales como, los de recursos humanos, del medio ambiente y de carácter ético.
  2. Las distintas teorías justificativas de la Contabilidad Social, tales como teorías de mercado, sociales y radicales, han evolucionado su crecimiento y necesidad de información ya sea a nivel de empresa o a nivel de los diferentes sectores socioeconómicos. Las teorías sociales o paradigma interpretativo parecen ser la tendencia actual.
  3. Las entidades deben desarrollar sistemas de información que incorporen aspectos sociales de una manera más clara y estructurada de manera que justifiquen sus actuaciones (o su ausencia de actuación) en determinados campos sociales. Esta información debe servir para la adopción de decisiones tanto a nivel externo como interno de la empresa.

martes, 8 de mayo de 2012

LOS LIBROS CONTABLES

LOS LIBROS CONTABLES

En efecto, a partir del 1 de julio de 2010, los libros y registros vinculados a asuntos tributarios deben contar obligatoriamente con la información mínima y ceñirse a los nuevos formatos a que se refiere la Resolución de Superintendencia Nº 234-2006/SUNAT (El Peruano 30/12/2006).
Los libros contables son los libros que deben llevar obligatoriamente los comerciantes y en los cuáles se registran en forma sintética las operaciones mercantiles que realizan durante un lapso de tiempo determinado.
Todo comerciante debe conformar su contabilidad, libros, registros contables, inventarios y estados financieros en general, de acuerdo con las disposiciones del código de comercio. La contabilidad solo podrá llevarse en idioma castellano por el sistema de partida doble. Los comerciantes obligados a llevar libros de contabilidad deben registrar los libros principales en la cámara de comercio.
Los libros de contabilidad deben conservarse por lo menos 10 años, contados desde el cierre de aquellos o la fecha del último asiento o comprobante, cuando se garantice su reproducción por cualquier medio; en caso contrario, podrán destruirse después de 20 años.
En los libros de contabilidad se prohíbe: alterar el orden cronológico en los registros, dejar espacios en blanco, hacer interlineaciones, raspaduras o correcciones, borrar o tachar en todo o en parte los valores de los asientos y arrancar hojas o alterar el orden de las mismas.

IMPORTANCIA:

·         Mediante ellos seremos justos, ante la ley.
·         Nos permite registrar y/o procesar todos los movimientos operacionales.
·         Nos da garantía a segundas, terceras personas y a quienes tienen interés en el resultado de las operaciones.
·         Constituyen elementos de prueba, sustentando con los documentos que existen. (Dejar constancia de las operaciones que se realiza)
·         Nos obtiene una información en cualquier momento, de acuerdo a la necesidad de la empresa.
·         Permite la división del trabajo con grandes beneficios para la función de la empresa.
·         Nos permite conocer nuestras deudas y obligaciones, así como las que nos adeudan.
·         Muestra el estado financiero de la empresa en un tiempo determinado.

PRINCIPALES DISPOSICIONES:
1. Los libros y registros deben contar con los datos de cabecera (Denominación del libro o registro; período y/o ejercicio al que corresponde la información registrada; número del RUC del contribuyente; apellidos y nombres, denominación y/o razón social).
2. Registro de operaciones:
• Orden cronológico o correlativo (salvo disposición en contrario).
• Legible; sin espacio o líneas en blanco; enmendaduras, ni alteración.
• Usar el Plan Contable General vigente.
• Totalizar el importe en cada folio, columna o cuenta contable hasta obtener el total general del período o ejercicio gravable, según corresponda; salvo que se trate de hojas sueltas o continuas, en cuyo caso se totalizará al finalizar el período o ejercicio.
• Moneda nacional y castellano.
3. Incluir los registros o asientos de ajuste, reclasificación o rectificación que correspondan.
4. Contener folios originales. No se permite la adhesión de hojas o folios.
5. El libro de inventarios y balances debe ser firmado al cierre de cada período o ejercicio gravable, según corresponda; por el contribuyente o su representante legal, así como por el contador responsable de su elaboración.

INFORMACIÓN MÍNIMA Y FORMATOS:

La información mínima que debe contener los libros y registros contables está prevista en la Resolución de Superintendencia Nº 234-2006/SUNAT. Su aplicación es obligatoria a partir del 1 de julio de 2010, cualquiera fuera la forma de llevado de libro (manual o en hojas sueltas o continuas).
Los formatos (rayado) son también de uso obligatorio a partir del 1 de julio de 2010; sin embargo, si los libros son llevados en hojas sueltas o continuas, no será exigible el formato, sino únicamente la información mínima.

NUMERO DE FORMATO POR CADA LIBRO o REGISTRO:

1.- Libro Caja y Bancos (2 formatos).
2.- Libro de Ingresos y Gastos (2 formatos).
3.- Libro de Inventarios y Balances (19 formatos).
4.- Libros de Retenciones incisos e) y f) del Art. 34º del TUO del IR (1 formato).
5.- Libro Diario (2 formatos: General y Simplificado).
6.- Libro Mayor (1 formato).
7.- Registro de Activos Fijos (4 formatos).
8.- Registro de Compras (1 formato).
9.- Registro de Consignaciones (2 formatos).
10.- Registro de Costos (3 formatos).
11.- Registro de Inventario permanente en unidades físicas (1 formato).
12.- Registro de Inventario permanente Valorizado (1 formato).
13.- Registro de Ventas e Ingresos (1 formato).
Los demás libros y registros deberán contener la información que dispone las normas legales que los crearon.

CAMBIO DE DENOMINACION O RAZON SOCIAL:

El deudor tributario que modifique su denominación o razón social puede optar, previa comunicación a SUNAT de dicho cambio, por:
1.- Continuar utilizando los libros y registros con la denominación o razón social anterior hasta que se terminen.
2.- Abrir nuevos libros y registros consignando la nueva denominación o razón social, para lo cual deberá acreditar haber cerrado los libros y registros no utilizados que fueron legalizados con la anterior denominación o razón social.

PÉRDIDA, ROBO O DESTRUCCION DE LIBROS:

Se debe comunicar a la SUNAT dentro de los 15 días hábiles de ocurrido el hecho, adjuntando copia certificada de la denuncia policial. El contribuyente tendrá 60 días calendario para rehacer los libros y/o registros.
LIBROS Y REGISTROS VINCULADOS A ASUNTOS TRIBUTARIOS
Los libros y registros vinculados a asuntos tributarios deberán contener, adicionalmente a lo establecido en la forma de llevado, determinada información mínima, y de ser el caso, estarán integrados por formatos.
Sin perjuicio del registro de la información mínima que se establece, la utilización de los formatos que debe contener cada libro y registro vinculado a asuntos tributarios es obligatoria, excepto, cuando los libros o registros son llevados mediante hojas sueltas o continúas.
Los deudores tributarios no obligados a incluir determinada información en un libro o registro podrán optar por no incorporar en el formato del libro o registro relacionado con dicha información, las columnas en donde se deban consignar la referida información.

LIBRO CAJA Y BANCOS


En este libro se debe registrar mensualmente toda la información, proveniente del movimiento del efectivo y del equivalente de efectivo.
En caso el deudor tributario lleve sus libros o registros utilizando hojas sueltas o continuas, se encontrará exceptuado de llevar el Libro Caja y Bancos siempre que su información se encuentre contenida en el Libro Mayor.
Estará integrado por los siguientes formatos:
a) Detalle de los movimientos del efectivo
.
b) Detalle de los movimientos de la cuenta corriente
.

LIBRO DE INGRESOS Y GASTOS


a) Para los que generan Rentas de Segunda Categoría.
b) Para los que generan Rentas de Cuarta Categoría
.

LIBRO DE INVENTARIOS Y BALANCES


1. Este libro deberá contener, al cierre de cada ejercicio gravable, como mínimo la información indicada en los numerales 3 y 4. Ello sin perjuicio de lo dispuesto por el artículo 6° de la Resolución de Superintendencia N° 141-2003/SUNAT y norma modificatoria.
2. Tratándose de fusión, escisión y demás formas de reorganización de sociedades o empresas, así como de cierre o cese definitivo, los deudores tributarios se encontrarán obligados a registrar como mínimo la información indicada en los numerales 3 y 4.
3. Los deudores tributarios facultados por norma expresa a utilizar un Plan Contable, Manual de Contabilidad u otro similar, distinto al Plan Contable General vigente en el país, deberán consignar en los formatos incluidos en el numeral 4 , la información equivalente a la solicitada en cada uno de ellos.
4. El Libro de Inventarios y Balances estará integrado por los siguientes formatos:
a) Balance general
b) Detalle del saldo de la cuenta 10 – caja y bancos
c) Detalle del saldo de la cuenta 12 – clientes
d) Detalle del saldo de la cuenta 14 – cuentas por cobrar a accionistas (o socios) y personal
e) Detalle del saldo de la cuenta 16 – cuentas por cobrar diversas
f) Detalle del saldo de la cuenta 19 – provisión para cuentas de cobranza dudosa
g) Detalle del saldo de la cuenta 20 – mercaderías y la cuenta 21 – productos terminados
h) Detalle del saldo de la cuenta 31 – valores
i) Detalle del saldo de la cuenta 34 – intangibles
j) Detalle del saldo de la cuenta 40 – tributos por pagar
k) Detalle del saldo de la cuenta 41 – remuneraciones por pagar
l) Detalle del saldo de la cuenta 42 – proveedores
m) Detalle del saldo de la cuenta 46 – cuentas por pagar diversas
n) Detalle del saldo de la cuenta 47 – beneficios sociales de los trabajadores
o) Detalle del saldo de la cuenta 49 – ganancias diferidas
p) Detalle del saldo de la cuenta 50 – capital
q) Balance de comprobación
r) Estado de flujos de efectivo
s) Estado de cambios en el patrimonio neto del 01.01 al 31.12
t) Estado de ganancias y pérdidas por función del 01.01 al 31.12

LIBRO DE RETENCIONES


1. Fecha de retención, cuando esta coincida con la fecha de pago de la retribución o, en su defecto fecha de pago de la retribución.
2. Información de la persona que prestó el servicio, de acuerdo a lo siguiente:
a. Tipo de documento de identidad. .
b. Número del documento de identidad, de ser el caso.
c. Apellidos y Nombres.
3. Información de la retribución, de acuerdo a lo siguiente:
a. Monto bruto de la retribución.
b. Monto de las retenciones efectuadas.
c. Monto neto de la retribución.
4. Totales

LIBRO DIARIO


En este libro deberá incluir los siguientes asientos:
1. Apertura del ejercicio gravable.
2. Operaciones del mes.
3. Ajuste de operaciones de meses anteriores, de ser el caso.
4. Ajustes de operaciones del mes.
5. Cierre del ejercicio gravable.

LIBRO DIARIO DE FORMATO SIMPLIFICADO


Se deberá incluir los asientos de:
1. Apertura del ejercicio grabable.
2. Operaciones del mes.
3. Ajuste de operaciones de meses anteriores, de ser el caso.
4. Ajustes de operaciones del mes.
5. Cierre del ejercicio gravable.
Asimismo, se deberá incluir mensualmente la siguiente información:
1. Número correlativo o código único de la operación
2. Fecha o periodo de la operación
3. Glosa o descripción de la operación
4. Cuentas de acuerdo al Plan Contable General vigente
5. Totales

LIBRO MAYOR


En este libro se deberá incluir mensualmente la siguiente información:
1. Fecha de la operación.
2. Número correlativo de la operación en el Libro Diario, para los casos de contabilidad manual.
3. Cuenta contable asociada a la operación, según lo siguiente:
a. Código y/o denominación de la cuenta contable, según el Plan de Cuentas utilizado.
b. Denominación de la cuenta contable.
El deudor tributario podrá colocar esta información como datos de cabecera de considerarlo necesario.
4. Glosa o descripción de la naturaleza de la operación registrada.
5. Saldos y movimientos de la cuenta:
a. Saldo deudor, de ser el caso.
b. Saldo acreedor, de ser el caso.
6. Totales.

REGISTRO DE ACTIVOS FIJOS


En este registro se deberá registrar anualmente toda la información, proveniente de la entrada y salida de los activos fijos, así como la depreciación respectiva.
Estará integrado por los siguientes formatos:
a) Detalle de los activos fijos
b) Detalle de los activos fijos revaluados
c) Detalle de la diferencia de cambio
d) Detalle de los activos fijos bajo la modalidad de arrendamiento financiero al 31.12

REGISTRO DE COMPRAS


Este registro deberá contener, en columnas separadas, la información mínima que se detalla a continuación:
1. Número correlativo del registro o código único de la operación de compra.
2. Fecha de emisión del comprobante de pago o documento.
3. Fecha de vencimiento o fecha de pago en los casos de servicios de suministros de energía eléctrica, agua potable y servicios telefónicos, telex y telegráficos, lo que ocurra primero. Fecha de pago del impuesto retenido por liquidaciones de compra. Fecha de pago del impuesto que grave la importación de bienes, utilización de servicios prestados por no domiciliados o la adquisición de intangibles provenientes del exterior, cuando corresponda.
4. Tipo de comprobante de pago o documento, de acuerdo a la codificación que apruebe la SUNAT (según tabla 10).
5. Serie del comprobante de pago o documento. En los casos de la Declaración Única de Aduanas o de la Declaración Simplificada de Importación se consignará el código de la dependencia Aduanera (según tabla 11).
6. Año de emisión de la Declaración Única de Aduanas o de la Declaración Simplificada de Importación.
7. Número del comprobante de pago o documento o número de orden del formulario físico o formulario virtual donde conste el pago del impuesto, tratándose de liquidaciones de compra, utilización de servicios prestados por no domiciliados u otros, número de la Declaración Única de Aduanas, de la Declaración Simplificada de Importación, de la Liquidación de Cobranza u otros documentos emitidos por SUNAT que acrediten el crédito fiscal en la importación de bienes.
8. Tipo de documento de identidad del proveedor (según tabla 2).
9. Número de RUC del proveedor, o número de documento de identidad; según corresponda.
10. Apellidos y Nombres, denominación o razón social del proveedor. En caso de personas naturales se debe consignar los datos en el siguiente orden: apellido paterno, apellido materno y nombre completo.
11. Base imponible de las adquisiciones gravadas que dan derecho a crédito fiscal y/o saldo a favor por exportación, destinadas exclusivamente a operaciones gravadas y/o de exportación.
12. Monto del Impuesto General a las Ventas correspondiente a la adquisición registrada conforme lo dispuesto en el literal k).
13. Base imponible de las adquisiciones gravadas que dan derecho a crédito fiscal y/o saldo a favor por exportación, destinadas a operaciones gravadas y/o de exportación y a operaciones no gravadas.
14. Monto del Impuesto General a las Ventas correspondiente a la adquisición registrada conforme lo dispuesto en el literal m).
15. Base imponible de las adquisiciones gravadas que no dan derecho a crédito fiscal y/o saldo a favor por exportación, por no estar destinadas a operaciones gravadas y/o de exportación.
16. Monto del Impuesto General a las Ventas correspondiente a la adquisición registrada conforme lo dispuesto en el literal o).
17. Valor de las adquisiciones no gravadas.
18. Monto del Impuesto Selectivo al Consumo, en los casos en que el sujeto pueda utilizarlo como deducción.
19. Otros tributos y cargos que no formen parte de la base imponible.
20. Importe total de las adquisiciones registradas según comprobantes de pago.
21. Número de comprobante de pago emitido por el sujeto no domiciliado en la utilización de servicios o adquisiciones de intangibles provenientes del exterior, cuando corresponda.
En estos casos se deberá registrar la base imponible correspondiente al monto del impuesto pagado y el referido impuesto. Dicha información se consignará, según corresponda, en las columnas utilizadas para señalar los datos vinculados a las adquisiciones gravadas destinadas a operaciones gravadas y/o de exportación; adquisiciones gravadas destinadas a operaciones gravadas y/o de exportación y a operaciones no gravadas y adquisiciones gravadas destinadas a operaciones no gravadas.
22. Número de la constancia de depósito de detracción, cuando corresponda.
23. Fecha de emisión de la constancia de depósito de detracción, cuando corresponda.
24. Tipo de cambio utilizado conforme lo dispuesto en las normas sobre la materia.
25. en el caso de las notas de débito o las notas de crédito, adicionalmente, se hará referencia al comprobante de pago que se modifica, para lo cual se deberá registrar la siguiente información:
a. Fecha de emisión del comprobante de pago que se modifica.
b. Tipo de comprobante de pago que se modifica (según tabla 10).
c. Número de serie del comprobante de pago que se modifica.
d. Número del comprobante de pago que se modifica.
El monto ajustado de la base imponible y/o del impuesto o valor, según corresponda, señalado en las notas de crédito, se consignará respectivamente, en las columnas utilizadas para registrar los datos vinculados a las adquisiciones gravadas destinadas a operaciones gravadas y/o de exportación; adquisiciones gravadas destinadas a operaciones gravadas y/o de exportación y a operaciones no gravadas y adquisiciones gravadas destinadas a operaciones no gravadas.
El monto de la base imponible y/o impuesto o valor, según corresponda, señalados en las notas de débito, se consignarán respectivamente en las columnas indicadas en el párrafo anterior.
26.Totales.

REGISTRO DE CONSIGNACIONES


Este registro se incluirá como datos de cabecera adicionales la siguiente información:
1. Nombre del bien.
2. Descripción.
3. Código.
4. Unidad de medida.

REGISTRO DE COSTOS


El Registro de Costos debe contener la información mensual de los diferentes elementos del costo, según las normas tributarias, relacionados con el proceso productivo del período y que determinan el costo de producción respectivo.
El Registro de Costos estará integrado por los siguientes formatos:
a) ESTADO DE COSTO DE VENTAS ANUAL
b) ELEMENTOS DEL COSTO MENSUAL
c) ESTADO DE COSTO DE PRODUCCIÓN VALORIZADO ANUAL

REGISTRO DE INVENTARIO PERMANENTE VALORIZADO


Se registrará mensualmente en el FORMATO 13.1: “REGISTRO DE INVENTARIO PERMANENTE VALORIZADO – DETALLE DEL INVENTARIO VALORIZADO” toda la información, por cada tipo de existencia, proveniente de la entrada y salida al almacén y sustentada en comprobantes de pago y/o documentos.
En el formato se incluirá como datos de cabecera adicionales la siguiente información:
1. Información del Establecimiento donde se ubican las existencias.
2. Código de la existencia.
3. Tipo de existencia (según tabla 5).
4. Descripción de la existencia.
5. Código de la unidad de medida (según tabla 6).
6. Método de valuación de existencias aplicado.
Los contribuyentes que se encuentren obligados a llevar este registro, se encuentran exceptuados de llevar el Registro de Inventarios Permanentes en Unidades Físicas:

REGISTRO DE PERMANENTE EN UNIDADES FÍSICAS


Se registrará mensualmente en el FORMATO 12.1: “REGISTRO DEL INVENTARIO PERMANENTE EN UNIDADES FÍSICAS – DETALLE DEL INVENTARIO PERMANENTE EN UNIDADES FÍSICAS” toda la información, por cada tipo de existencia, proveniente de la entrada y salida física de las mismas en cada almacén.
En el formato se incluirá como datos de cabecera adicionales la siguiente información:
1. Información del Establecimiento donde se ubican las existencias.
2. Código de la existencia.
3. Tipo de existencia (según tabla 5).
4. Descripción de la existencia.
5. Código de la unidad de medida (según tabla 6).

REGISTRO DE VENTAS E INGRESOS

Este Registro deberá contener, en columnas separadas, la información mínima que se detalla a continuación:
1. Número correlativo del registro o código único de la operación de venta.
2. Fecha de emisión del comprobante de pago o documento.
3. En los casos de empresas de servicios públicos, adicionalmente deberá registrar la fecha de vencimiento y/o pago del servicio.
4. Tipo de comprobante de pago o documento (según tabla 10).
5. Número de serie del comprobante de pago, documento o de la máquina registradora, según corresponda.
6. Número del comprobante de pago o documento, en forma correlativa por serie o por número de la máquina registradora, según corresponda.
7. Tipo de documento de identidad del cliente (según tabla 2).
8. Número de RUC del cliente, cuando cuente con éste, o número de documento de identidad; según corresponda.
9. Apellidos y Nombres, denominación o razón social del cliente. En caso de personas naturales se debe consignar los datos en el siguiente orden: apellido paterno, apellido materno y nombre completo.
10. Valor de la exportación, de acuerdo al monto total facturado.
11. Base imponible de la operación gravada. En caso de ser una operación gravada con el Impuesto Selectivo al Consumo, no debe incluir el monto de dicho impuesto.
12. Importe total de las operaciones exoneradas o inafectas.
13. Impuesto Selectivo al Consumo, de ser el caso.
14. Impuesto General a las Ventas y/o Impuesto de Promoción Municipal, de ser el caso.
15. Otros tributos y cargos que no forman parte de la base imponible.
16. Importe total del comprobante de pago.
17. Tipo de cambio utilizado conforme lo dispuesto en las normas sobre la materia.
18. En el caso de las notas de débito o las notas de crédito, adicionalmente, se hará referencia al comprobante de pago que se modifica, para lo cual se deberá registrar la siguiente información:
1. Fecha de emisión del comprobante de pago que se modifica.
2. Tipo de comprobante de pago que se modifica (según
3. tabla 10). Número de serie del comprobante de pago que se modifica.
4. Número del comprobante de pago que se modifica.
El monto ajustado de la base imponible y/o del impuesto o valor, según corresponda, señalado en las notas de crédito, se consignará respectivamente, en las columnas utilizadas para registrar los datos vinculados al valor facturado de la exportación, base imponible de la operación gravada e importe total de la operación exonerada o inafecta.
El monto de la base imponible y/o impuesto o valor, según corresponda, señalados en las notas de débito, se consignarán respectivamente en las columnas indicadas en el párrafo anterior.
19. Totales.